Känner du igen det här?

Du upphandlade en städleverantör som lovade hög kvalitet till rimligt pris. De första månaderna gick bra. Sedan byttes platschefen. Personalens ansikten skiftade. Klagomålen kom in. Det är ett av de vanligaste mönstren i FM-branschen — och det beror nästan aldrig på otur.

Steg 1 — Dokumentera avvikelserna systematiskt

Utan dokumentation har du inget att häva avtalet på. Börja omedelbart med fotodokumentation med datum och lokal, skriftlig avvikelserapport till leverantören (mejl, inte muntlig) och ett enkelt avvikelselogg.

Steg 2 — Granska vad avtalet faktiskt säger

Titta specifikt efter: hur kvalitetskraven är formulerade, om det finns vitesklausuler, vad eskaleringsprocessen är och under vilka förutsättningar du kan häva.

Steg 3 — Begär ett formellt möte och eskalera internt

Kontakta leverantörens ledning — inte platschefen — och begär ett möte med dokumentationen. Sätt ett konkret datum för uppföljning och informera din chef om situationen.

Steg 4 — Utför en oberoende INSTA 800-kontroll

En oberoende kontroll från ett Swedac-ackrediterat organ ger dig ett objektivt och juridiskt giltigt beslutsunderlag. Det är svårt för en leverantör att ifrågasätta ett ackrediterat certifikat.

Steg 5 — Besluta om vägen framåt

A. Förbättra relationen och avtalet

Om leverantören är samarbetsvillig kan du addera uppföljningsbara krav och ge det en ny chans med en tydlig provperiod.

B. Häv avtalet

Om dokumentationen är tillräcklig och leverantören inte uppfyller sina åtaganden kan du häva. Juridisk rådgivning rekommenderas.

C. Vänta ut avtalet och upphandla nytt

Om du är nära avtalsslutet kan det vara rationellt att hålla leverantören på miniminivå och planera en ordentlig upphandling. Börja processen senast 6 månader före avtalets slut.